Wir bieten mit unserem unternehmensweiten Hinweisgebersystem allen Mitarbeitern und externen Personen ein Hilfsmittel, um rechtstreues Verhalten im Unternehmen sicherzustellen und Verstöße aufzudecken. Sollten Sie Missstände erkennen, scheuen Sie sich bitte nicht, diese zu melden. Dazu  stehen Ihnen unsere benannten, externen Vertrauenspersonen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung:

E-Mail: compliance@helora.de

Postalisch unter:
HELORA Oberflächentechnik GmbH
PERSÖNLICH / VERTRAULICH
z.Hd. Frau Kirsten Bareiß / Herr Torsten Schmid
In der Breite 3
73571 Göggingen

Sofern Sie eine Meldung anonym an uns richten möchten, nutzen Sie bitte ausschließlich den Postweg, da Meldungen per E-Mail technisch bedingt nicht in anonymisierter Form erfolgen können.

Schutz für alle Beteiligten
Unser Hinweisgebersystem garantiert größtmöglichen Schutz, sowohl für Sie als Hinweisgeber:in, als auch für betroffene Personen. Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Sachverhaltes und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Sämtliche Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses bearbeitet. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung eingehen, werden in gleicher Weise untersucht und geahndet.

Vorgehensweise und erforderliche Informationen
Nach Erhalt der Hinweise bearbeiten unsere externen Vertrauenspersonen diese unter Beachtung aller erforderlichen Verfahrensgrundsätze (Vertraulichkeit, Schutz der Hinweisgeber:in). Um Hinweise bearbeiten und gegebenenfalls entsprechende Untersuchungsmaßnahmen anstoßen zu können, ist oftmals der Dialog mit den Hinweisgeber:innen notwendig. Daher ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist. Hilfreich ist es, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

– Wer? – Um wen geht es? Wer ist betroffen?
– Was? – Was ist passiert? Schilderung des Sachverhalts.
– Wann? – Wann war der Vorfall?
– Wie? – Wie oft ist er passiert?
– Wo? – Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Hinweisgeber:innen sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Falls Sie jedoch die Anonymität gegenüber unseren Vertrauenspersonen wahren wollen, können Sie sich anonym auf dem Postweg unter der vorstehend angegebenen Anschrift an uns wenden.

Speicherdauer
Wir speichern Hinweise, solange dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder wir zur Speicherung auf Grund Gesetzes verpflichtet sind. Anschließend werden Hinweise spätestens zwei Monate nach Beendigung der Untersuchung gelöscht oder anonymisiert, d.h. der Bezug zu Ihrer Identität als Hinweisgeber:in wird endgültig und irreversibel entfernt.